Aspectos práticos da gestão contratual nas empresas
Por Marcela Velasco, coordenadora da área Cível e Contratos na Andrade Silva Advogados
Em um ambiente empresarial cada vez mais exigente e dinâmico, a adoção de práticas eficazes de gestão contratual é essencial para a mitigação de riscos, o aumento da eficiência operacional e a garantia de segurança jurídica.
Nesse sentido, a gestão contratual emerge como uma das ferramentas mais relevantes para a governança jurídica e estratégica das empresas. Longe de se limitar ao arquivamento de documentos assinados, trata-se de um processo estruturado de acompanhamento de todo o ciclo de vida contratual, que vai desde a fase de negociação até o encerramento ou renovação do contrato e de seus efeitos jurídicos, passando pela execução e pelo monitoramento de prazos e obrigações.
Na prática, muitos dos problemas enfrentados pelas empresas decorrem de uma gestão contratual desorganizada, fragmentada ou inexistente. É comum encontrar contratos armazenados em pastas físicas ou em e-mails de colaboradores, sem controle centralizado ou acesso compartilhado entre as áreas envolvidas. A ausência de padronização contratual também gera inconsistências, como diferentes versões de um mesmo documento circulando sem revisão jurídica adequada.
Soma-se a isso a dificuldade em acompanhar cláusulas sensíveis, como prazos de rescisão, datas de reajuste, multas por inadimplemento ou garantias contratuais. Com frequência, o acompanhamento desses pontos depende exclusivamente da memória ou da atenção de colaboradores específicos, o que demonstra uma gestão baseada em pessoas, e não em processos.
Esse conturbado cenário é agravado quando os departamentos da organização operam de forma isolada: jurídico, financeiro, comercial e compras não compartilham informações, o que compromete a visão global e o cumprimento eficiente do contrato.
Para transformar essa realidade, algumas práticas vêm se consolidando como pilares de uma boa gestão contratual. A primeira delas é a centralização dos contratos em um repositório seguro, preferencialmente digital, com controle de acesso e backups automáticos. Isso permite que as informações estejam sempre acessíveis às áreas autorizadas, evitando perdas, duplicidade ou confusão de versões. Além disso, é fundamental que a empresa adote mecanismos de controle sistemático dos prazos contratuais, como datas de vencimento, índices de reajuste e cláusulas de renovação automática, garantindo que nenhuma obrigação relevante passe despercebida.
O uso de checklists contratuais personalizados contribui significativamente para a padronização da análise pré-assinatura, assegurando que pontos sensíveis sejam revisados de forma consistente em todos os contratos. O acompanhamento contínuo de cláusulas críticas, como multas, garantias, cláusulas de confidencialidade ou de não concorrência, também deve ser tratado como prioridade, já que qualquer descuido pode gerar impactos financeiros ou reputacionais.
Nesse contexto, a tecnologia é uma aliada fundamental. Plataformas especializadas em gestão contratual permitem o armazenamento organizado dos documentos, a criação de alertas automáticos, a assinatura eletrônica e a emissão de relatórios gerenciais. Quando integradas aos fluxos internos da empresa, essas ferramentas promovem um ganho real de eficiência, controle e compliance.
Nesse cenário, o papel do jurídico vai muito além da elaboração ou revisão de contratos. O jurídico atua como facilitador e guardião da estratégia contratual da empresa, garantindo que os instrumentos firmados estejam em conformidade com a legislação, reflitam fielmente os interesses da organização e sejam operacionalmente viáveis. Cabe à equipe jurídica orientar as demais áreas sobre os riscos e oportunidades de cada contrato, propor cláusulas mais seguras, padronizar modelos conforme o perfil das contratações recorrentes e, principalmente, estabelecer fluxos internos que permitam o acompanhamento sistemático do ciclo contratual.
Mais do que resolver conflitos ou responder demandas pontuais, o jurídico assume uma posição proativa, prevenindo litígios e otimizando os resultados da empresa por meio de uma atuação próxima às áreas de negócio. Ao participar da construção de políticas internas de contratação, da definição de alçadas de aprovação e do uso de plataformas de gestão, o departamento jurídico se consolida como um parceiro estratégico, capaz de transformar contratos em ferramentas de controle, governança e sustentabilidade.
Portanto, não há dúvidas de que investir na profissionalização da gestão contratual não se trata de despesa supérflua. Pelo contrário, representa decisão estratégica. Ao estruturar processos, integrar setores, adotar soluções tecnológicas e resguardar-se do amparo jurídico adequado, as empresas reduzem riscos, evitam prejuízos e fortalecem sua capacidade de tomar decisões com base em dados concretos. A boa gestão contratual não é apenas uma questão jurídica — é um componente essencial para o crescimento sustentável e seguro dos negócios.
Ficou alguma dúvida? Conte com a equipe cível da Andrade Silva Advogados.